【AI重塑傳產】出貨標籤這件小事，讓我們浪費了多少時間？

我們每天都要出貨，少的時候十幾張單，旺季的時候二三十張甚至更多。

每張單要貼新竹貨運的標籤，每張標籤上要有：收件人、地址、電話、幾件、代收金額。

這些資料，ERP 裡面都有。

但在我們做系統之前，這些資料每天都要登錄到新竹系統上，一筆一筆建立。

一、一個出貨標籤，要花多少時間？

以前的流程是這樣的：

打開 ERP 找到今天的銷貨單，再打開新竹貨運的網站，核對每張單的收件人、地址、電話、件數、寄件帳號、代收金額，一筆一筆手動建立托運單，送出後再列印標籤。

我們一天出貨 20 到 30 張單，每天光是建立托運單這件事就要花 1 到 2 個小時。

而且還不能出錯。寄件帳號用錯了，費用就會多好幾倍；或者漏了一張單，重新安排的費用和來回電話，比那兩個小時還貴。

二、以前我們怎麼「解決」這件事

這件事是業務助理各自負責的。每個人負責自己業務的出貨，時間久了都變得很熟練。

但熟練有上限。旺季訂單量一大，出貨準備的時間拉長，其他該做的事情——客戶來電確認進度、業務跟進報價、處理客訴——就全部往後推。

這兩件事之間有直接的排擠：出貨建單花的時間越長，能回應客戶的時間就越少。

我們也知道新竹貨運有 API 可以串接，曾經詢問過廠商估價客製化，但報價高，而且我們很擔心一件事：做完以後，萬一廠商不維護了，或是我們的系統要改，誰來接手？

這個顧慮讓我們一直沒有動作，就這樣維持著手動的流程。

三、有了 AI，這件事就不一樣了

後來我們開始用 Claude 做系統（從 HR 訓練記錄開始，詳細心路歷程可見：為什麼我們決定自建系統而不請廠商客製），接著很自然就想到：出貨標籤這個問題，可以用同樣的方式解。

把流程說給 AI 聽：每天從 ERP 撈今天的銷貨單、讀出收件人和地址、送到新竹貨運 API、取回貨號、列印標籤。

API 文件有幾十頁，我們自己看不完，AI 幫忙整理出關鍵欄位，一起把串接程式寫出來。第一個可以動的版本，一個禮拜內就出來了。

而且這個東西是我們自己的程式碼，我們看得懂邏輯，也隨時可以找 AI 修改，不需要依賴任何廠商。

四、我們怎麼想這件事

我們的規劃邏輯很簡單：人不應該做機器可以做的事。

ERP 裡已經有所有資料，新竹貨運也有 API，中間只差一個「把兩者連起來」的程式。人工輸入這個步驟，根本不應該存在。

我們設計了三段式流程：

第一步：選單、確認地址草稿 從 ERP 自動撈進今天的銷貨單，點一下選好要出的單，系統自動帶入客戶資料。同一個客人有多組地址，可以用地址簿快速切換。確認沒問題，存成草稿。

第二步：批次送出 點「列印所有標籤」，系統把所有草稿一次送到新竹貨運 API，取回貨號。

第三步：列印標籤 自動開列印視窗，全部出完。

五、做出來之後，實際改變了什麼

最直接的感受：原本要花 1 到 2 個小時的出貨建單，現在大約 15 到 20 分鐘就能完成。

而且不是人工加速，是流程改變。現在主要的時間花在「確認資料對不對」，不是「把資料打一遍」。

出錯率也降低很多，因為資料直接從 ERP 讀進來，不經過人工轉抄，人為輸入的錯誤幾乎消失。

還有一個我們沒預期到的好處——客人來問出貨進度這件事，以前要登入新竹系統查詢，花 5 到 10 分鐘才能回覆。現在系統裡直接可以看到近三天的寄件狀態，還可以直接把追蹤連結貼給客人。已經很久沒有需要登入新竹系統的時候了。

業務助理多出來的時間，全部可以拿去做真正需要人處理的事情。

六、給同樣在想這件事的老闆一句話

「請廠商客製」的最大風險不是費用，是維護。

費用是一次性的，你咬牙可以接受。但維護費、改動費、廠商消失後的風險，才是真正的長期成本。

用 AI 自己寫，不是說一定比廠商做的好，而是那段程式碼你自己能看懂、能改、能讓 AI 繼續幫你維護。這種掌控感，對中小企業主來說很重要。

文末 Q&A
Q1：中小企業串接物流 API 很複雜嗎？
以前有工程師才能做，現在可以把 API 文件貼給 AI，讓它幫你讀懂再寫出串接程式。我們自己看不完幾十頁的文件，AI 幫忙整理出關鍵欄位，再一起把程式寫出來。難的部分 AI 幫你處理，你只需要確認結果對不對。

Q2：不同物流公司都可以這樣串接嗎？

只要對方有提供 API 就可以。我們目前串的是新竹貨運，未來如果要改用黑貓、7-11 物流，流程是一樣的：拿到 API 文件，讓 AI 幫你解讀，寫出串接程式。

Q3：客戶資料存在自己系統裡，安全嗎？

我們的系統只在公司內網使用，不對外開放。收件人、地址、電話都存在公司自己的伺服器，不經過任何第三方雲端。比起共用 Excel 或線上 SaaS，反而更集中、更安全。

Q4：如果哪天新竹貨運改了 API 規格，怎麼辦？

這是合理的顧慮。實際上 API 的核心規格很穩定，不常改動。就算真的要改，因為程式碼是自己的，直接找 AI 看哪裡需要調整就好，通常半天內可以修完。這比等廠商排期快很多。

Q5：這套系統只適合出貨量大的公司嗎？

不一定。重點不是每天出幾張單，而是「這件事有沒有佔用到不該佔用的人力」。如果你的業務助理每天花一個小時在建托運單，那這個時間用來做客戶服務會更有價值，不管你一天出 5 張還是 50 張。