【AI重塑傳產】報價單還在用 Excel？我們也是，直到…
報價單這件事，對製造業來說再日常不過。
業務要報價、客戶要看價、老闆要知道有沒有報、報多少。每天都在做，每家公司都在做。
但你可能沒想到，直到三個月前，我們還是用 Excel 在報。
不是不想用系統，而是我們試過，發現沒有一套適合。
一、ERP 有報價單功能，為什麼我們不用？
我們的 ERP 鼎新 Smart ERP 其實有報價單模組。但用起來不順手，主要有幾個原因：
1. 格式不符合我們的需求。 我們的產品顏色多 — 同一個蛋糕盤可能有 8 種色、塑膠杯有 6 種，客戶要求看到顏色才能決定。所以我們的報價單一定要附上產品照片。ERP 的報價單格式做不到這件事，輸出來就是純文字表格。
2. 客製品項多，建檔太慢。 我們經常接到「我要一個客製包裝盤子，搭配五色蛋糕叉」這種訂單。在 ERP 裡要先建立品號才能帶入報價單，但客製品可能只報這一次、客戶不一定下單，建一堆品號進去 ERP 主檔反而把資料弄亂。如果使用共用品號，在建立報價單時如果沒有把舊資訊刪除乾淨，還可能讓客人誤解，或寄出錯誤的價格。
3. 缺乏彈性。 有些客戶的報價單需要額外欄位（例如尺寸、克重、運費條款），ERP 格式固定，改不動。
結論是：用 ERP 反而比 Excel 慢。 所以我們一直用 Excel。
但說實話，這件事我們也覺得有點不好意思。現在很多公司都已經系統化了，我們對外報價還用 Excel，有時候會讓客戶覺得我們很落後。
二、以前我們怎麼「解決」這件事
Excel 報價的標準流程是：
- 找一份舊的報價單 — 通常是同一個客戶的、或同類型產品的，當作範本。
- 複製一份，改檔名。 改客戶名、改日期、改報價內容。
- 逐筆改價格和品項。
- 產品照片要去 X 槽 / 共用資料夾找。
- 如果客戶有特殊欄位，再額外加上去。
- 存檔，存在自己電腦的「報價單」資料夾裡。
聽起來不複雜，但每一步都在花時間：
- 找舊報價單，有時候要翻 5 分鐘才找到合適的，找不到還要在群組吆喝著請同事支援
- 照片除了要一張一張貼，複製照片時還常發生位置亂跑，又要花時間調整大小、對齊
- 別的業務有沒有報過類似的，沒人知道，可能要 Line 群組問一下
- 客製品的價格，記在哪裡？通常在某個業務的腦袋裡
而且，每個業務的 Excel 都在自己電腦，老闆要看誰報了什麼，要一個一個問。
客戶來問「上次的報價單能不能再寄一份？」業務翻半天才找到。
三、為什麼決定改變
開始用 AI 做系統之後，我們重新想了一次報價單這件事。
發現問題不是「報價單格式」，而是「資料散落在每個人的電腦裡」。
只要我們把所有產品、所有過去的報價，都集中在一個共用的地方，這件事就會徹底不一樣：
— 業務 A 報過的客製品，業務 B 可以查到
— 產品照片不用每次去翻共用資料夾
— 價格更新不用發紙本+email，所有人即時看到最新版
— 老闆隨時可以看誰報了什麼
而且這個系統不需要取代 ERP，它只需要做 ERP 做不好的那一段。
四、我們怎麼想這件事
我們設計的邏輯有三層：
第一層：產品總表（大家共同維護） 所有公司報過的產品，包含品號、規格、顏色、箱入數、價格、照片，集中在一張表。任何人新增、編輯，所有人都看得到。客製過的品項也留在這裡，下次要報類似的，直接搜尋就找到。
第二層：報價單建立 搜尋產品 → 選進報價單 → 自動帶入價格、照片、MOQ。需要的話可以手動覆蓋單價、加額外欄位、調整品項順序。客戶資訊、業務名稱、幣別、備註填好，存檔。
第三層：輸出 Excel 保留 Excel 輸出功能。畢竟客戶習慣收到 Excel 或 PDF 附件，這部分不用改變客戶體驗。系統會自動產生格式整齊的 Excel — 含照片、含分類工作表、含合計、含頁尾備註。
重點是：產品總表和報價歷史在系統裡，但輸出給客人的還是他們習慣看的 Excel 格式。內部高效，對外不變。
五、做出來之後，實際改變了什麼
最直接的改變：建一份新報價單，從 30-40 分鐘變成 5-10 分鐘。
主要的時間原本都花在「找舊報價、複製、貼照片」，現在這些都自動了。
還有幾個我們很有感的好處：
1. 產品價格更新不用再發紙本。 以前我們的產品報價表是固定時間更新的，更新後印一份紙本、電子檔再寄給每位業務。現在所有人打開平台就是最新價，要下載自己調格式輸出也可以。
2. 客製品項共用。 業務 A 三個月前報過的某個客製品，業務 B 今天遇到類似需求，搜尋就能找到當時的規格和價格，不用重新詢價、不用重建資料。
3. 老闆能即時掌握報價狀況。 誰報了哪個客戶、報多少、毛利如何，我打開系統就看得到，不用一個一個問。
六、給同樣在想這件事的老闆一句話
不要因為「ERP 有這個功能」就硬要用 ERP。
ERP 是為了帳務和訂單設計的，不是為了報價單。如果它在這件事上做得不好，那就讓它去做它擅長的事，另外做一個工具來補上空缺。
我們公司現在的做法是：ERP 是後台主機（帳務、訂單、庫存），自建的系統是現場工具（撿貨、報價、出貨），兩邊各做各擅長的，資料該共通的地方就串接。
不是非要二選一。
文末 Q&A
Q1：自己做的報價系統會不會跟 ERP 衝突？
不會。我們的報價系統是獨立資料庫，跟 ERP 完全分開。客戶資訊、產品總表、報價歷史都存在自己的系統裡。當客戶真的下單時，再去 ERP 開立正式訂單。報價階段不會去動 ERP 的任何東西。
Q2：產品照片這麼多，系統跑得動嗎？
跑得動。我們現在有 200 多項產品，每項都有照片，整個產品總表頁面也能順暢操作。照片是用 lazy loading（捲到才載入），不會一次把全部照片塞進記憶體。
Q3：客戶看到的報價單還是長一樣嗎？
是的。我們特別保留了 Excel 輸出功能，客戶收到的格式跟以前一樣，他們完全感覺不到我們換了系統。改變的只有我們內部的作業流程。
Q4：成本資訊怎麼保護？
我們有權限機制。業務看得到報價，但看不到產品成本；老闆看得到含成本版的報價單可以匯出毛利分析；HR 沒有產品總表的編輯權限。權限是按角色設定的，不會洩漏。
Q5：產品總表大家共同維護，會不會被亂改？
這是一開始的擔心，但實際上沒發生。原因是「集中維護」反而比「各自維護」更謹慎——大家知道改了會影響全公司，反而會比較小心。而且系統有修改紀錄，誰改了什麼都查得到。
